EL GRAN DILEMA DE LA PLANEACIÓN

En todas las empresas, cursos e instituciones educativas se escucha la palabra “planeación”, la cual se convierte en parte esencial a la hora de querer poner en marcha un proyecto o una empresa, gracias a su importancia  en el buen funcionamiento de éstas y todo aquello que implica el tema relacionado con ella.

Es fundamental tener una buena planeación para poder evitar a toda costa problemas en el corto, mediano o largo plazo con nuestros colaboradores y por supuesto, con cada uno de nuestros clientes. Inclusive en casi todas las empresas se utiliza el término de “planeación estratégica”, en dónde se junta lo que es la planeación como tal y las estrategias que deben de surgir de esta planeación.

Para poder tener o empezar una buena planeación lo primero que se debe de tener es una visión y misión clara y definida de lo que se pretende ser o querer ser en un futuro. Saber hacia dónde queremos ir, pero sobre todo en dónde nos visualizamos en los próximos diez, veinte o treinta años y no pensar en lo que queremos hacer el día de hoy o la siguiente semana.

Aquí empieza nuestro primer gran problema, pues la mayoría de las empresas ni siquiera tiene una visión o misión por escrito; tienen una idea, pero esta no se encuentra plasmada en un documento oficial. Sin ella, los colaboradores ni siquiera tienen un rumbo al cual ir. Hagan un ejercicio y consulten a sus empleados para ver si conocen la visión y misión de la empresa.

Valores y políticas

Por su parte se debe de trabajar en cuáles son los valores con los que se cuentan dentro de la empresa o persona, qué políticas se suelen manejar, cómo se encuentran las políticas actualmente; saber si están ad hoc a lo que hoy en día necesitamos, cuáles son los objetivos reales y metas que se han determinado establecer en el proyecto inicial.

En dicho proyecto deben de trabajar idealmente todo el equipo de trabajo posible e irlo adaptando conforme pase el tiempo (al menos una revisión anual, para ver si se va por el camino correcto). Es perfectamente válido y necesario hacer correcciones sobre la marcha, nadie aprende sin errores en la vida.

¿Y qué creen estimados lectores? La planeación es de lo que más carecemos en este país. Simple y sencillamente no sabemos hacer una planeación (estratégica) adecuada. En este documento trataré de explicar los pormenores de los errores comunes en una “planeación” y cómo se debe de realizar una buena planeación.

Principales errores en la planeación

Uno de los grandes ejemplos de la falta de una planeación adecuada y con un orden es el caso de la selección mexicana de futbol, que tiene un proyecto a cuatro años, pero que se ve interrumpido por diferentes factores (y en cada proyecto nuevo es lo mismo) No hay un seguimiento del mismo (independientemente de los factores que hayan influenciado en ello). Lo mismo sucede en un gran número de empresas.

¿Pero por qué nos cuesta tanto trabajo planear? En realidad nos cuesta trabajo, porque no estamos acostumbrados a hacerlo. No estamos conscientes de la importancia que representa una buena planeación. Solemos dejar todo de último minuto y es cuando nos damos cuenta de los errores que hemos cometido.

Muchos creen que planear con uno o dos días de anticipación es más que suficiente, otros creen que con tal de que esté enterado el comité ejecutivo es más que suficiente, los demás se enterarán a su debido tiempo. Por ello cuando se trabaja con empresas internacionales se suelen tener muchos contratiempos, por los procesos de planeación tan diferentes entre un país y otro.

De los primeros grandes errores que se comenten en una planeación es hacer ésta sin el debido tiempo para ello. Una buena planeación se hace al menos con un año de anticipación y para ello se debe de realizar un FODA que permita ver todos los pormenores. Además ésta planeación debe llevarse a cabo en una época de poco movimiento (suele ser difícil, pero no imposible). Entre más tranquilidad se tenga y más personas de diferentes departamentos y niveles pueden participar en ello, más sencillo y confiable será la planeación realizada.

Algunas claves

La planeación es la base de toda empresa, si revisamos las definiciones existentes mencionan la importancia de ésta y de las estrategias que se requieren para poder llegar a las metas u objetivos establecidos. Se necesita evaluar con detalle y a conciencia en dónde nos estamos encontrando en el momento y poder elaborar un sinnúmero de estrategias que nos permitan llegar mejor a nuestro objetivo.

Por favor, no se trata de ver quién llega primero, sino quién llega mejor. Si analizamos el número de empresas que cierran antes de un año de operación, nos podemos sorprender o asustar ya que al día de hoy oscila en un 70%, lo cual es un porcentaje altísimo. Esto nos habla a primera vista de una gran falta de planeación.

Aquí en México se suele primero ejecutar y después planear. Inclusive se toman decisiones sobre la marcha, que no está mal, siempre y cuando se analizaron los por menores de la misma.

Uno de los primeros y posiblemente más peligrosos problemas es que quienes toman las decisiones no operan las acciones y esto puede ser muy peligroso. Por lo general uno de los grandes errores que se comenten es el hecho de quiénes planean suelen ser conocedores en la parte administrativa pero no operativa. Es muy importante que quienes tomen las decisiones (correctas o incorrectas) puedan ponerse en los zapatos de aquellos que al final del día deben de operar las acciones para darse cuenta de lo fácil o complicado que ha sido la implementación de la planeación realizada.

También deben de revisar con los diferentes puestos la aceptación de esta planeación en el tiempo y espacio que se utiliza para ello. Una cosa es la planeación con todo y sus estrategias de ejecución y otra cosa totalmente diferente es la ejecución en tiempo real de cada una de las acciones planeadas.

Por ello es fundamental tener una planeación lo más perfecta posible, con toda una serie de estrategias bien definidas y bien analizadas para su ejecución. Pero al final del día lo más importante es poder ser flexible y hacer los cambios necesarios en el momento adecuado. No pasa nada si se cambia una estrategia, por lo mismo, hay que hacer una planeación con el debido tiempo.

Otro de los grandes problemas a la hora de una planeación equivocada, es el hecho de que quienes planean y toman las decisiones no se enfrentan a los problemas de la operación del día a día. Por ello es muy importante y conveniente incluir a una gran parte del equipo de trabajo en la planeación y hacerla  considerando y analizando todas las opiniones. No podemos dejar de lado las opiniones de nuestros colaboradores que en muchas ocasiones ven cosas que nosotros ya no vemos. El pasado ya nos puso de ejemplo lo bien o mal que se hicieron las cosas y que no se deben de repetir los errores.

Un claro ejemplo de ello, es que: quién está en contacto directo con el cliente, quién es la persona que trabaja día y noche de la mano con los diferentes consumidores, definitivamente es el colaborador. Los directivos y jefes están atendiendo otros asuntos de suma importancia que tienen que ver con la planeación y su ejecución, pero por lo mismo deben de poner un mayor cuidado en los comentarios de sus colaboradores quiénes son los que en todo momento dan la cara ante los clientes.

Personal de confianza

Si revisamos los comentarios de algunos autores, éstos destacan la importancia de poner atención a todas las opiniones de los consumidores dadas a través de nuestros colaboradores.

En algunas empresas inclusive se les denomina a ciertos colaboradores “personales de confianza”. Si realmente son personas de confianza permitamos que éstos puedan participar en la planeación. Qué puedan externar sus opiniones libremente sin temor a posibles represalias. Otro de los grandes problemas que suceden en México es que siempre existen represalias contra aquellos que opinan diferente. El tener colaboradores que opinen diferente va a permitir a la empresa a obtener mayores logros el día de mañana ya que tiene una vista mucho más amplia, que si todos opinaran de la misma manera.

Un gran reflejo es el número de colaboradores que abandonan la empresa. Se debe hacer un análisis de los motivos por los cuáles éstos se van de la misma. Es cierto que cuando se presenta un cambio de directivos, por lo general vienen cambios administrativos y operativos a los cuáles se debe de adaptar los colaboradores e inclusive los mismos clientes. Por su contra parte uno de los errores que cometen los nuevos directivos es no haber analizado la situación real de la empresa y llegar con ideas frescas a un escenario en el cual no se deben de implementar directamente sino paulatinamente. En fin la planeación en si es un tema complejo, que se debe de analizar desde diferentes escenarios y ángulos.

Humildad y honestidad al hacer un FODA

Si logramos tener una planeación con mucho tiempo de anticipación, nos va a permitir poder corregir los cambios que se puedan presentar en el momento de una manera mucho más fácil. Por ello la importancia de conocer muy bien el cómo se elabora un FODA o DAFO como algunos autores le llaman. Éste lo primero que debe de reflejar es humildad y honestidad en lo que se plasma.

En varias ocasiones he revisado estos esquemas y lo que la empresa reporta es todo lo contrario a lo que ejecuta y ello se presenta por el hecho de siempre ver nada más las cosas positivas y creer que siempre se posee lo mejor. Ya en otro artículo he comentado que no es importante ser el mejor, para justamente no perdernos en esta visión.

Posterior al FODA, debemos de elaborar una tabla de prioridades, que nos permita analizar todos los posibles factores de éxito que nosotros podemos llegar a tener, por favor repito, podamos tener, no que ya tenemos. Lo importante en esto, es poder tener un listado enorme de posibles factores de éxito que permitan analizar a detalle las cualidades de cada uno de ellos y compararlo con los mismos que tenga la competencia para de ahí poder sacar las estrategias necesarias que permitan llegar a tener un diferenciador y que pueda ser nuestra ventaja competitiva.

Las estrategias son posiblemente el aspecto más importante de toda la planeación. No podemos planear si no hemos analizado los diferentes escenarios en los cuáles nos podemos llegar a encontrar. Tenemos que visualizar de preferencia los escenarios pesimistas, para poder partir de ellos.

Uno de los elementos claves en la planeación es el hecho de no querer asumir que se sabe todo y que las decisiones que se han tomado son las mejores. Siempre se debe de analizar en equipo y con un consenso, a pesar de que en algunas ocasiones éstos vayan en contra de lo que uno había establecido en un inicio.

Aprendamos de las experiencias de otras empresas, que ya caminaron el camino tortuoso y doloroso. Acerquémonos a aquellos que han fracasado y ahora tienen un éxito enorme.

Leamos lo que las grandes empresas han hecho. Es muy interesante ver y leer como hay autores de libros (dueños de sus empresas en sus momentos) que relatan cada uno de los errores que cometieron a lo largo de sus vidas y de lo que hoy en día tiene. Cómo aprendieron de los errores por una falta adecuada de planeación.

Con las herramientas tecnológicas que hoy en día se tiene, realizar una planeación adecuada es relativamente fácil. Finalmente sugiero que en la planeación participen varias personas de diferentes niveles y que todo se deje por escrito y firmado por los actores. Esto con la simple y sencilla finalidad de poder darle un seguimiento adecuado en el momento necesario y no empezar en cero cuando se requiera hacer una nueva planeación.

Maestro Alexander Scherer Leibold*, Coordinador de la Licenciatura en Gastronomía, de la Universidad Anáhuac México ascherer@anahuac.mx

 

Una reflexión en “EL GRAN DILEMA DE LA PLANEACIÓN”

  1. Es difícil combatir la falta de planeación, ya que implica disciplina, algo que no es muy frecuente en las familias mexicanas, aunque esto no quiere decir que sea imposible.
    Con respecto a mi persona, creo en el hecho de mejorar la falta de planeación ensayando en mi vida personal y universitaria, puesto que al momento de plasmar en papel mis metas a corto, mediano y largo plazo con objetivos claros, puedo entrenar mis habilidades administrativas, además, leer todos los días mi contrato personal puede motivarme a no rendirme. Por otra parte, pedir consejo a mi “comité” para impulsar las ideas que surjan en el camino.

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